Truyền thông nội bộ — Chìa khóa giao tiếp hiệu quả khi làm việc từ xa

Hơn một năm vừa qua, “cơn ác mộng” COVID-19 đã tạo ra không ít thử thách cho nền kinh tế toàn cầu. Dù vậy, trong nguy cơ luôn tiềm ẩn cơ hội. Đây là thời điểm mà các doanh nghiệp nên tận dụng để nâng cao tính đoàn kết giữa các bộ phận cũng như xây dựng môi trường làm việc từ xa một cách hiệu quả. Những hành động này vừa củng cố lòng trung thành của nhân viên, vừa ghi điểm trong mắt công chúng. Để làm được điều đó, truyền thông nội bộ sẽ là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa truyền thông trước bối cảnh hiện nay.

Bên cạnh những vai trò thường thấy trong sự phát triển của doanh nghiệp, truyền thông nội bộ cũng đem lại nhiều lợi ích đáng kể, góp phần hỗ trợ nhân viên thích nghi với trạng thái bình thường mới và giải quyết các bài toán khó do COVID-19.

1. Xây dựng kênh thông tin đa chiều

COVID-19 luôn là chủ đề nóng hổi trên tất cả phương tiện truyền thông. Tuy nhiên, đó cũng là sơ hở cho những kẻ lừa đảo có ý định làm nhiễu loạn thông tin và gây tâm lý hoang mang trong dư luận. Vì thế, bên cạnh việc cập nhật tình hình hoạt động của tổ chức, truyền thông nội bộ còn cung cấp số liệu thống kế chính xác về dịch bệnh một cách nhanh chóng. Nhờ đó, nhân viên có thể tiếp nhận nguồn thông tin đáng tin cậy và yên tâm hơn khi làm việc.

Vietnam Airlines là một ví dụ điển hình. Trên trang tin nội bộ Spirit của hãng hàng không Việt Nam đã lập một chuyên mục “Coronavirus”, nơi các nhân viên chia sẻ các tin tức về tình hình sức khỏe của và những câu chuyện thực tế của đội ngũ phi công, tiếp viên về hành trình chiến đấu với đại dịch trên mỗi chuyến bay. Hành động này đã nhận được nhiều hưởng ứng tích cực từ độc giả và thể hiện thành công yếu tố nhân văn trong hình ảnh thương hiệu của họ.

Trong các trường hợp khẩn cấp, doanh nghiệp cần phải truyền đạt chính sách ứng phó với đại dịch hoặc hỗ trợ bằng cách gửi email hoặc tin nhắn SMS. Và ngược lại, nhân viên cũng có thể giải bày những khó khăn, những thắc mắc cho doanh nghiệp để nhanh chóng được giải quyết.

2. Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc tại nhà

Hãy tưởng tượng bạn có buổi họp quan trọng với khách hàng. Thế nhưng đường truyền Internet nhà bạn quá kém khiến quá trình diễn ra liên tục bị đứt quãng. Kết quả cả đôi bên đều không thể nhận được thông tin cần thiết hoặc thậm chí gây ra những hiểu lầm không đáng có. Những sự cố này gây ảnh hưởng nặng nề đến tiến độ hoàn thành cũng như mức độ hiệu quả công việc của các nhân viên đang làm tại nhà.

Một bài nghiên cứu được đăng tải trên Harvard Business Review cho biết chất lượng nền tảng kỹ thuật số và cơ sở hạ tầng internet tại các quốc gia châu Á như Indonesia, Thái Lan hoặc Ấn Độ không được các nhà chuyên gia đánh giá cao. Nguyên nhân là vì mỗi khi lưu lượng truy cập trong ngày tăng cao dẫn đến hệ thống mạng quá tải, thường xuyên xảy ra tình trạng “ngắt mạch”. Vấn đề được đặt ra: “Làm thế nào để duy trì công tác làm việc từ xa hiệu quả?”

Đầu tiên, doanh nghiệp cần tìm hiểu vấn đề mạng mà nhân viên đang gặp phải hoặc trang bị những thiết bị công nghệ cần thiết. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra phương án giải quyết phù hợp, ví dụ như cung cấp các gói dữ liệu 3G/4G hoặc laptop cho nhân viên.

Ngoài ra, với sự xuất hiện của ứng dụng quản lý làm việc nhóm trực tuyến như G Suite, Microsoft Team hoặc Slack cho phép các thành viên trong nhóm tổng hợp các ý tưởng sau khi họp và chia sẻ lên không gian làm việc chung. Tại đây, mọi thành viên đều có quyền truy cập dữ liệu nội bộ cũng như nắm rõ yêu cầu công việc từ cấp trên. Hơn nữa, các trang mạng xã hội nội bộ cũng tạo điều kiện cho nhu cầu liên lạc từ xa giúp các thành viên dễ dàng làm việc nhóm, đảm bảo quy trình hoạt động diễn ra hiệu quả.

3. Tương tác và giữ liên lạc với đồng nghiệp từ xa

Còn gì tuyệt vời hơn khi không cần phải dậy sớm đến văn phòng mà chỉ ngồi bật máy tính làm việc tại nhà. Đây quả là ước mơ thành hiện thực của mọi dân công sở. Dù vậy, không phải ai cũng có chung cảm nhận, đặc biệt đối với những ai đã quen với việc trò chuyện thoải mái với đồng nghiệp tại văn phòng. Giờ đây khi áp dụng mô hình làm việc từ xa, mọi quá trình giao tiếp chỉ có thể diễn ra thông qua màn hình nhỏ.

Trong một bài nghiên cứu của Dell Technologies, 41% nhân viên được khảo sát chia sẻ rằng thiếu giao tiếp trực tiếp là thử thách hàng đầu của họ và 39% cảm thấy khó khăn khi không được hướng dẫn sử dụng công cụ ảo. Thật vậy, việc thiếu tương tác trong thời gian dài có thể khiến họ trở nên căng thẳng hoặc không còn động lực trong công việc.

Giao tiếp nội bộ không chỉ đơn thuần truyền tải thông tin từ cấp trên với cấp dưới, mà còn duy trì sự kết nối giữa các đồng nghiệp, giúp đảm bảo một môi trường làm việc thân thiện và thoải mái dù có khoảng cách về mặt địa lý. Thông qua các phương tiện truyền thông xã hội, nhân viên có thể giải tỏa sự cô đơn bằng cách tương tác và chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng của họ với đồng nghiệp, cũng như hỗ trợ nhau trong công việc.

4. Khích lệ, động viên tinh thần nhân viên trong thời kỳ khủng hoảng

Đối diện với những tổn thất do đại dịch COVID-19, nhiều doanh nghiệp đang đứng trên bờ vực phá sản, còn nhân viên thì cảm thấy lo lắng về viễn cảnh thất nghiệp. Để vượt qua thời điểm khó khăn này, sự đồng lòng hợp tác giữa lãnh đạo doanh nghiệp với các bộ phận nội bộ là vô cùng quan trọng. Và đó là lúc truyền thông nội bộ phát huy vai trò của mình.

EloQ Communications vừa qua đã đăng tải EloQ’s moment để chia sẻ những câu chuyện của các thành viên về tuần làm việc từ xa đầu tiên. Có người thì nhanh chóng thích nghi, có người thì vẫn còn làm quen với môi trường mới. Quan trọng hơn hết, những lời chia sẻ này giúp các thành viên làm việc tại nhà cảm thấy bớt cô đơn hơn và có động lực làm việc khi có các đồng nghiệp bên cạnh.

Tiến sĩ Clāra Ly-Le, Giám đốc điều hành của EloQ Communications chia sẻ: “Đại dịch COVID-19 không những gây khó khăn về mặt tài chính cho các doanh nghiệp mà còn là gánh nặng tâm lý cho toàn thể nhân viên đang làm việc tại nhà. Họ dễ dàng nhạy cảm trước lượng thông tin khổng lồ về con virus nguy hiểm, đồng thời cũng cảm thấy lo lắng trước những kế hoạch ứng phó, chính sách tiền lương của doanh nghiệp. Tinh thần sa sút sẽ kéo theo năng suất làm việc giảm sút. Vì vậy, những thông điệp tạo động lực, khích lệ tinh thần vượt khó chính là nội dung cần thiết để xoa dịu tâm lí nhân viên và thúc đẩy tập thể cùng nhau cố gắng nỗ lực hơn nữa.”

Tạm kết

Truyền thông nội bộ ngày càng chứng tỏ vai trò hỗ trợ đắc lực không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với bản thân người lao động, đặc biệt trong giai đoạn thích nghi với sự thay đổi mới. Với kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp có thể duy trì các quy trình hoạt động ổn định, và ngược lại nhân viên cũng cảm thấy yên tâm hơn khi làm việc tại nhà. Trong tương lai, vai trò của hoạt động truyền thông nội bộ sẽ càng được mở rộng và kỳ vọng sẽ trở thành một xu hướng phát triển mới, đem lại nhiều giá trị hữu ích cho doanh nghiệp.

Tác giả Dinh Phó hiện là Thực tập sinh Xây dựng thưởng hiệu tại EloQ Communications. Dinh đang theo học tại trường Đại học Tôn Đức Thắng, chuyên ngành Marketing.

Originally published at https://blog.eloqasia.com on August 25, 2021.